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Código de Ética y Conducta - Ingenio la Cabaña

El presente Código de Ética define las reglas y lineamientos de comportamiento que deben gobernar la conducta de los servidores del Ingenio La Cabaña S.A. y sociedades relacionadas, en el desarrollo de sus funciones y actividades.

OBJETIVO DEL CÓDIGO

Establecer los parámetros de comportamiento el día a día y este soportado en los Principios, Valores y Directrices que en coherencia con el Código de Buen Gobierno, todo trabajador debe observar en el ejercicio de sus funciones.

PRINCIPIOS Y VALORES ÉTICOS

  1. Austeridad
  2. Eficiencia
  3. Compromiso
  4. Proactividad
  5. Honestidad
  6. Respeto
  7. Responsabilidad
  8. Lealtad
  9. Justicia y Equidad
  10. Transparencia
  11. Trabajo en Equipo, Comunicación y Participación
  12. Servicio al Cliente

NUESTRA GENTE Y DERECHOS HUMANOS

Compromisos con nuestros trabajadores

Nuestra empresa le da alta prioridad a:

  • Cumplir con las leyes y regulaciones laborales
  • Respetar y propiciar el respeto absoluto por las diferencias y opiniones de los demás, con la consecuente prohibición de todo tipo de acoso y discriminación
  • Salvaguardar nuestra gente y las instalaciones a través de equipos, dispositivos, sistemas y procedimientos de seguridad
  • Proteger el medio ambiente y la salud ocupacional del personal
  • Definir, comunicar y hacer cumplir las políticas y reglamentos internos

Relación entre el personal

Buscamos que las relaciones derivadas del trabajo estimulen la colaboración y la participación en equipo.

  • Dar prioridad a las metas globales sobre las metas particulares de cada individuo o área
  • No sacrificar a la compañía en el largo plazo por obtener mejores resultados en el corto plazo
  • Comunicar oportunamente y con responsabilidad nuestras ideas y preocupaciones en forma clara y honesta, mediante la aportación de comentarios constructivos que hagan más eficientes nuestras relaciones y procesos
  • Respetar las opiniones de los demás
  • Contribuir a crear y mantener un ambiente de trabajo sano, estimulante y productivo, en el que todos seamos tratados con imparcialidad y respeto
  • Evitar juicios infundados sobre otras personas
  • Establecer objetivos retadores con énfasis en los resultados y de acuerdo nuestras habilidades
  • Pedir retroalimentación, saber escucharla y utilizarla como un medio para mejorar
  • Dar retroalimentación constructiva cuando sea oportuno, y hacerlo con honestidad y objetividad; describir más que evaluar y sugerir alternativas para mejorar
  • Facultar al personal a nuestro cargo y presentarle retos intelectuales en la realización de su trabajo
  • Reconocer el trabajo bien hecho realizado por otros y manifestarlo en su oportunidad

Responsabilidad de los trabajadores del Ingenio La Cabaña

Se espera de nosotros que:

  • Conozcamos la Misión y contribuyamos a su logro, mediante la práctica de los valores compartidos en la empresa y el cumplimiento de lo establecido en nuestro Código de Ética y Conducta
  • Conozcamos, entendamos, cumplamos y aseguremos que se cumplan las políticas y reglamentos internos
  • Dediquemos a la empresa nuestro talento y mejor esfuerzo
  • Cumplamos con nuestros compromisos de manera consistente, honesta y responsable
  • Contribuyamos en el fomento de la colaboración y el trabajo en equipo
  • Cumplamos y aseguremos que se cumplan los estándares de salud y seguridad
  • Proyectemos con el buen ejemplo, la imagen de la empresa dentro y fuera de las instalaciones

Compromiso de Ingenio La Cabaña con los derechos humanos

  • Cumplir con las leyes laborales aplicables, incluyendo el pago adecuado de salarios y honorarios, y evitar en todo momento el trabajo forzado o realizado por menores de
  • Enfatizar el cumplimiento de los derechos fundamentales y cumplir en todo momento con las prohibiciones legales relativas a esclavitud y trabajo infantil, así como evitar cualquier tipo de acto de discriminación
  • Tomar decisiones laborales considerando sólo el mérito individual y evitar discriminar debido a cualquier rasgo, factor o característica individual tal como edad, raza, etnicidad, religión, capacidad diferente, estado civil u orientación sexual, entre

RELACIONES CON LOS CLIENTES

Promovemos entre nuestros clientes el cumplimiento de las estipulaciones de este Código de Ética y Conducta y recomendamos que estos desarrollen sus actividades bajo el marco de las leyes vigentes. Por tal motivo, en caso de que identifiquemos que un cliente está involucrado en actos ilegales o no éticos, pudiera resultar en la terminación de la relación.

Compromisos y promesas

Para crear y mantener esta confianza y credibilidad entre Ingenio La Cabaña y sus clientes, tenemos como principio establecer como compromiso sólo aquello con lo que podamos cumplir cabalmente. Ahora bien, si por circunstancias imprevistas no resulta posible concretar el compromiso contraído, es obligación de la persona involucrada informar a su jefe inmediato y al cliente.

Promoción y argumentos de ventas

Buscamos que las promociones y los argumentos de ventas que usamos estén libres de información falsa en relación a la disponibilidad, fecha de entrega o calidad de nuestros productos, así como de los términos de venta, incluyendo el pago. Debemos ofertar nuestros productos y servicios de manera honesta y precisa. Emplear prácticas engañosas o deshonestas es una violación a nuestro Código de Ética y nuestros valores, y no será tolerado.

RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

Equidad y justicia en la relación con proveedores

Otorgar a los proveedores las mismas oportunidades para contratarlos, sin generar falsas expectativas y siempre guardando congruencia y consistencia en el proceso de abastecimientos. La evaluación de las ofertas para la selección de los proveedores se basa en los criterios establecidos por nuestra empresa.

Respeto en los términos de contratos, licencias, leyes y reglamentos.

Uno de los principios que nos mueven es el respeto de los acuerdos y compromisos establecidos en nuestros contratos. Respetamos también los derechos de propiedad intelectual e industrial y las normas sobre el derecho de la competencia y por ello el personal no puede establecer relaciones comerciales con contratistas o proveedores que no demuestren que están debidamente autorizados para el uso o comercialización de productos y servicios sujetos a pago de regalías o derechos de propiedad intelectual o industrial a terceros, así como la autenticidad y licitud de los mismos.

Promover entre nuestros proveedores el cumplimiento de las estipulaciones de este Código de Ética y Conducta y recomienda que estos desarrollen sus actividades bajo el marco de las leyes vigentes.

RELACIONES CON EL GOBIERNO

Es política de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas conocer, cumplir y promover el cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y demás disposiciones legales aplicables, establecidas por los gobiernos de los países en los que operamos. El personal de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas no debe, por ningún motivo, cometer un acto ilegal o indebido, ni inducir o instruir a un tercero a cometerlo. Si un empleado de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas duda sobre el carácter legal de una práctica, o tiene duda ante cualquier ley, regulación o estándar, debe dirigirse al Departamento Jurídico o al Comité de Ética de la empresa.

RELACIONES CON LA COMUNIDAD

Para que nuestra organización participe en proyectos de desarrollo comunitario, dicha participación debe sujetarse a lo siguiente:

•     Contemplar programas, acciones o patrocinios avalados o apoyados por las autoridades locales

•     No significar asumir las obligaciones y responsabilidades fundamentales de las entidades gubernamentales, de otras empresas o de la misma comunidad

•     No generar o propiciar dependencia hacia el apoyo de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas

•     Estar orientada al desarrollo de la comunidad al fomentar la cultura, la salud, la educación, el deporte o el medio ambiente, entre otros aspectos

•     Reflejarse en los registros contables de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas, de acuerdo con la normativa aplicable

•         Se obtenga expresa constancia de recibo del beneficiario con importe o naturaleza de la contribución, así como destinatario y finalidad de la misma

ANTICORRUPCIÓN

Rechazamos cualquier clase de actos de corrupción. Dar o recibir sobornos es ilegal, altamente no ético y puede ocasionar consecuencias severas para todas las personas involucradas, incluyendo privación de la libertad de las personas y fuertes multas para la compañía. Estamos comprometidos en conducir nuestras operaciones de manera transparente e integra, por lo que todas nuestras transacciones deben cumplir con las leyes anti-corrupción, incluyendo los requerimientos de mantener libros contables y registros completos y precisos.

CONFLICTOS DE INTERES Y OPORTUNIDADES COMERCIALES

Personal con intereses externos o negocios independientes

Se espera que dediquemos nuestro talento y mejor esfuerzo a la empresa y guardar para ella un sentido de lealtad. Esto significa que NO debemos:

  • Participar en cualquier negocio o actividad que de manera directa o indirecta compita o interfiera con la compañía
  • Tomar provecho de nuestro puesto o posición en la compañía para obtener beneficios personales, incluyendo a miembros de nuestra familia o terceras personas
  • Recibir ingresos y/o beneficios de proveedores, competidores o

Personal como cliente de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas

El personal de la empresa puede adquirir nuestros productos para su propio consumo, siempre que sea de acuerdo con la política establecida para ello.

De ninguna manera quienes trabajan en Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas pueden tener negocios dedicados a la comercialización, distribución, transportación o transformación de nuestros productos.

 

Personal como proveedor

No está permitido que el personal de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas sea al mismo tiempo proveedor de nuestra empresa. De ahí que quien sea propietario de algún negocio debe abstenerse de proveer a Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas de sus productos y/o servicios.

Familiares del personal como clientes o proveedores

El personal de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas no debe participar ni influir – directa o indirectamente– en los requerimientos, negociaciones y procesos de decisión con clientes o proveedores con quienes tenga una relación familiar, o algún otro interés distinto a los de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas, por el que pueda obtener beneficios personales.

Es obligación de toda persona que trabaja en Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas notificar a su jefe inmediato si tiene familiares propietarios de negocios que sean o pretendan ser proveedores o clientes de nuestra empresa.

Reporte de conflictos de interés

Las situaciones que involucran un conflicto de interés no siempre son obvias o fáciles de resolver. Se espera que como trabajadores de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas reportemos los conflictos de interés reales y potenciales al Comité de Ética de la empresa.

Manejo de conflictos de interés

En caso de enfrentarnos a un conflicto de interés real o potencial, en nuestras relaciones personales, profesionales o actividades que desempeñemos en la compañía, se espera que afrontemos la situación de manera ética y de acuerdo a las previsiones de nuestro Código de Ética y Conducta.

INFORMACION CONFIDENCIAL O PRIVILEGIADA

  • Información contable y proyecciones financieras
  • Fusiones, adquisiciones, asociaciones, planes de expansión y planes de negocio.
  • Operaciones con valores y financiamientos
  • Políticas y prácticas comerciales y operativas
  • Controversias judiciales o administrativas
  • Cambios organizacionales
  • Investigación y desarrollo de nuevos productos
  • Información personal de los trabajadores de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas
  • Propiedad intelectual e industrial, tal como secretos industriales, marcas registradas, patentes y derechos de autor
  • Listados de clientes y proveedores, estructuras y políticas de precios

Seguridad y manejo de información confidencial o privilegiada

Quien tiene colaboradores es corresponsable del buen uso que éstos hagan de la información, por lo que debe tomar las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo establecido en la política de seguridad de la información. El uso o distribución de información confidencial o privilegiada sin autorización viola las disposiciones de este Código de Ética y Conducta, e incluso puede ser ilegal.

Uso de información confidencial o privilegiada

Quienes trabajamos en Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas de ningún modo debemos revelar o comunicar información confidencial o privilegiada a terceros, excepto cuando sea requerida por razones de negocio y se cuente con la autorización para divulgarla. En este caso, siempre hay que notificarlo por escrito al superior inmediato, o al Departamento Jurídico, o al responsable de la información.

Cuando por razón justificada se revele o comunique información confidencial o privilegiada a personal de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas, siempre debe advertirse sobre la naturaleza de “confidencialidad”. En el caso en que se trate de terceros, debe obtenerse de ellos una Carta Compromiso de Confidencialidad.

Está prohibido hacer uso de la información confidencial o privilegiada para obtener un beneficio o lucro propio, sea directamente o a través de otra persona. El mal uso de información confidencial o privilegiada puede tener consecuencias civiles o penales, sin perjuicio de la acción disciplinaria que para este caso establece la compañía.

Salvaguardar la información de carácter confidencial o privilegiada es obligación y compromiso de accionistas, consejeros, administradores, comisarios, personal en general, auditores externos, prestadores de servicios, proveedores y clientes de Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas.

Revelación de información financiera

Solamente puede revelarse información financiera de acuerdo a los lineamientos establecidos en el capítulo de Información Confidencial y/o Privilegiada. Está prohibido modificar o falsificar documentos, registros e informes, así como ocultar información que pueda alterar los registros financieros y afecte o pueda afectar a Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas.

ADOPCIÓN, VIGENCIA, DIVULGACIÓN Y REFORMA DEL CÓDIGO DE ÉTICA.

Destinatario y aceptación

El presente Código de Ética debe ser acatado por todos los trabajadores del Ingenio La Cabaña y sociedades relacionadas, que tengan algún tipo de vinculación con esta entidad, sean estos funcionarios, pasantes, contratistas, subcontratistas o cualquier otra modalidad existente que cumpla actividades para la misma.

Todos los colaboradores se comprometen a cumplir con lo dispuesto en el presente Código.