Políticas Uso Equipos de Computo

1. Claves de Acceso

El uso de la clave de acceso permite a los Usuarios el ingreso a los diferentes sistemas de información del Ingenio. Dicha clave es de carácter intransferible, y por tanto debe mantenerse en completa reserva. En caso de olvido de dicha clave, el Usuario deberá informar a la División de Informática, para que le sea modificada. La clave debe ser cambiada de manera obligatoria cada 45 días o en caso de sospechar que otro Usuario la conoce. Dicha clave de seguridad debe ser al menos de 5 caracteres. Si la clave es ingresada de manera errónea en mas de dos ocasiones consecutivas, el acceso del Usuario quedará bloqueado de manera automática.

2. Software en los Equipos

Según las leyes de derecho de autor, las personas implicadas en la reproducción ilegal de Software pueden ser demandadas por daños y perjuicios y enfrentar penas criminales, incluyendo multas y prisión. El INGENIO LA CABAÑA S.A. no permite la duplicación ilegal de Software. Los funcionarios de INGENIO LA CABAÑA S.A. que hagan, adquieran o usen copias no autorizadas de Software serán sancionados según las circunstancias. Cualquier aplicación diferente a las autorizadas por el Ingenio y que sea instalada en alguno de los equipos por los Usuarios, deberá contar con la licencia de uso, así como con la respectiva autorización de la División Informática para ser utilizada. De la misma manera sobre estas aplicaciones no existirá ningún tipo de soporte por parte de la División de Informática.

3. Acceso a la Información

La Administración de la información contenida en las bases de datos de los diferentes Sistemas de Información que posee El Ingenio, es realizada por el Jefe encargado del área automatizada. Con esta premisa, para que un Usuario de la red tenga acceso a los Sistemas de Información o a los archivos, deberá ser autorizado por escrito por el respectivo Jefe del Departamento que controla dicha información, sólo hasta ese momento la División de Informática procederá con la creación o modificación de los derechos del Usuario sobre los mismos.

4. Archivos en los Computadores

Los archivos almacenados en los Computadores de cada Usuario son responsabilidad únicamente del Usuario. Todo archivo correspondiente al desempeño de sus funciones en la organización, deberá encontrarse en los directorios pertenecientes al Usuario en el servidor. A la información contenida en los directorios del Usuario en el servidor se les realizará copia de seguridad de manera periódica, pero no a los archivos contenidos en los Computadores

5. Problemas con los Computadores

En caso de ocurrir un daño en alguno de los equipos de los Usuarios, la División Informática evaluará el problema y dependiendo de la complejidad del arreglo del mismo, procederá con la reinstalación del Software estándar de la estación y sólo de ser posible reparará los archivos de Usuario que existían en el Computador.

Políticas Uso Equipos de Computo (Cont.)

6. Internet

El uso de Internet es para propósitos relacionados con la actividad de los negocios de la Compañía. Los funcionarios del INGENIO LA CABAÑA S.A. deben tomar las medidas necesarias para evitar que este servicio sea utilizado por personal ajeno a la compañía. Los funcionarios que utilicen INTERNET tienen la responsabilidad de no enviar o acceder a mensajes o materiales difamatorios, obscenos, discriminatorios o que atenten contra el buen nombre de la Compañía. Además no deben transmitir información confidencial o de propiedad de la Compañía; ni hacer uso indebido de documentos o información protegida por derechos de autor al colocarla o transmitir por Internet, o imprimiéndola o copiándola sin el respectivo permiso del autor.

7. Recomendaciones para el Uso del Correo Electrónico

El correo electrónico es intermediario entre la Informalidad de una comunicación verbal y la formalidad de un Memorando. Los mensajes deben ser cortos y no deben enviarse archivos largos a las listas de correo. El tamaño máximo en lo posible no debe exceder de 250 Kbps. Tratar un solo tema por mensaje, facilita el responder, remitir y archivar. El correo debe tener un encabezado en el “Asunto” que refleje claramente el contenido del mensaje. Muchos mensajes pueden ser borrados sin haberse leído mas que el “Asunto”. Revisar todos los “Asuntos” de los mensajes antes de responderlos, ya que en algunas veces una persona pregunta por ayuda o información y luego puede enviar otro mensaje que diga “Olvídalo”. Además asegúrese que los mensajes que responda fueron dirigidos a usted.

Limite el “CC” (Con Copia) de los mensajes a quien realmente necesite estar enterado.

Haga cosas fáciles para el destinatario. Por ejemplo, para asegurarse que las personas sepan quien es usted, incluya una o dos líneas al final del mensaje con la información de contacto, similar al archivo de firma, especialmente en mensajes dirigidos por INTERNET.

Recuerde que los destinatarios son humanos con cultura, lenguaje y humor diferentes al suyo.

Conserve la calma, es fácil mal interpretar una crítica implícita o un giro irónico. No debe enviar replicas “Heated” (llamadas flames) incluso si ha sido provocado. Tenga cuidado con las direcciones. Hay direcciones que van a grupos y otras solo a una persona. Sepa a quien está enviando. Mensajes de confirmación de recepción, noticias de no entregado y mensajes de vacaciones no están estandarizados totalmente en los sistemas conectados a INTERNET. Estos son invasivos cuando se envían a listas. Sea cuidadoso si utiliza algunos de estos mensajes.

Siempre tenga presente emplear la combinación adecuada de minúsculas y mayúsculas ya que los MENSAJES EN MAYUSCULAS TIENEN EL EFECTO DE GRITOS!

Tener mucho cuidado con archivos ejecutables recibidos ya que pueden estar infectados de virus que ocasionen problemas en su Computador o con la Red.

Recuerde que cada semana de manera automática todos los mensajes con mas de 90 días hayan sido leídos y o nó son borrados del sistema de correo.